Facilities Assistant - Berlin

Als Facilities Assistant (FA) arbeitest du an der Seite unseres Facilities Manager (FM) und bist direkte/r Ansprechpartner/in für alle externen Anfragen unserer Lieferanten. 

Parity ist ein “remote first” Unternehmen. Trotzdem ist das Büro für uns ein wichtiger Ort, an dem sich unsere Teammitglieder persönlich treffen, austauschen und natürlich auch zusammenarbeiten können. Wir haben auch regelmäßig externe Besucher, welche wir gerne in unser Büro einladen, um einen Einblick in unser Unternehmen zu ermöglichen. Als Facilties Assistant sorgst du dafür, dass das Büro ein echter Wohlfühl-Ort wird, an dem sich unsere Teammitglieder gerne aufhalten und arbeiten.  

Für die Position wünschen wir uns eine engagierte, gut organisierte Person, die Lust hat, mit ihrer hands-on Mentalität einen positiven Einfluss auf unser Büro sowie das Operations Team zu haben. Folgende Aufgaben gehören außerdem dazu: 

Die Stelle

Unsere FA’s unterstützen den Facilities Manager, indem sie Aufgaben der Büroorganisation übernehmen und erhalten ebenfalls eigene definierte Verantwortlichkeiten. 

Zu den Aufgaben gehören unter anderem:

• Unterstützung des FM bei der Planung und Durchführung von Büroveranstaltungen
• Verfügbarkeit auch außerhalb des Büros als Ansprechpartner für Notfälle
• Unterstützung bei der Herstellung eines qualitativ hochwertigen und sicheren Arbeitsumfeldes, das den geltenden Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, anderen relevanten Umweltvorschriften, Unternehmensstandards und bewährten Verfahren der Branche entspricht. 
• Brandschutzbeauftragter und Ersthelfer werden
• Unterstützung des FM bei der Überprüfung bestehender Lieferanten im Hinblick auf Budgets und Leistungen
• Recherche und Bewertung potenzieller neuer Lieferanten
• Unterstützung bei der Verwaltung von lokalen Auftragnehmern und Dienstleistungspartnern
• Stakeholder-Management für alle Workspace-Benutzer 
• Direkte Zusammenarbeit mit Operations-Kollegen in verschiedenen Teams

• Unterstützung bei der allgemeinen Verwaltung und Pflege unserer Büroetage(n), einschließlich der Veranlassung aller erforderlichen Reparaturen 
• Allgemeine Front-Office-Aktivitäten, einschließlich der allgemeinen Unterstützung von Besuchern und Teammitgliedern, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post, Einkauf/ und Facility Management, einschließlich Reinigungs- und Sicherheitsdienste
• Versorgung der einzelnen Etagen mit dem erforderlichen Verbrauchsmaterial
• Unterstützung bei der Prüfung der Risikomanagement-Verfahren für das Büro
• Führung eines geordneten Büroinventars
• Durchführung täglicher Begehungen, um sicherzustellen, dass Wartungsprobleme dokumentiert werden und dass die Büroausstattung, seien es Stifte oder die Club Mate im Kühlschrank, ausreichend ist.

Anforderungen

• Erste Arbeitserfahrung in einem Büro  oder vergleichbare Kenntnisse
• Ausgezeichnetes Zeitmanagement (Fähigkeit zum Multitasking und Prioritätensetzung) und kreative Problemlösungsfähigkeiten, um Verbesserungen vorzuschlagen
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Proaktive und zuverlässige Persönlichkeit mit starkem Verantwortungsbewusstsein
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten mit Deutschkenntnissen auf fast muttersprachlichem Niveau oder C1-Äquivalent
• Erfahrung im Umgang mit Google Mail, Docs und Spreadsheets
• Sorgfältige, organisierte Person
• Bewusstsein für Facility Management
• Erste Erfahrung in der Arbeit mit unterschiedlichen Personengruppen (Stakeholder Management) 

• Sicherheit im Umgang mit Zahlen 
• Bereitschaft und Befähigung, physische Aufgaben auszuführen wie z.B. die Getränke in den Küchen aufzufüllen 
• Bereitschaft zum Lernen und zur Fortbildung im Bereich Facility Management
• Kenntnisse/Bewusstsein für die Ambitionen von Web3, insbesondere Polkadot

Erwünscht

• Kenntnisse der Aufgaben, Systeme und Verfahren eines Büroverwalters
• Erfahrung mit Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder Notion
• Interesse an oder sogar Erfahrung mit Blockchain oder Open-Source-Software
• BA/BSc oder gleichwertiger Abschluss
• Erfahrung in der Arbeit mit Büromanagement/FM

• Erfahrung in der Arbeit mit Beschaffungs-/Ausschreibungsprozessen
• Formale FM-Qualifikationen
• Fließende Kenntnisse in Wirtschaftsenglisch

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